Ratkaisut

Kivalta-järjestelmä mahdollistaa myyntilaskujen tekemisen yrityksessä erilaisin tavoin

• Yritys voi edelleen tehdä myyntilaskunsa tutulla, entisellä, laskutusohjelmistollaan. Kivalta pystyy käsittelemään useimpia käytössä olevia laskutusohjelmia. Kaikki käsittely tapahtuu luonnollisesti sähköisesti.
• Yritys voi siirtyä käyttämään Kivaltan omaa laskutusohjelmaa. Kivaltan myyntilaskut noudattavat Finvoice-standardia. Laskut lähetetään automaattisesti asiakkaalle, Lähetystapana voi olla e-lasku tai sähköposti, jossa liitteenä on lasku PDF-muodossa. Toki laskun voi tulostaa paperille ja lähettää sen postissa.

Myyntireskontra on aina ajan tasalla. Kun luodaan uusia laskuja, ne menevät automaattisesti kirjanpitoon. Pankista haetut tiliotteet päivittyvät automaattisesti reskontraan. Myyntireskontra on aina ajantasalla. Myynneistä saa myös raportin, josta selviää erääntyneet laskut eri ajanjaksoilla. Myyntiä on todella helppo seurata. Alkuperäinen lasku on tietenkin aina klikkauksen päässä.

Koska Kivalta-taloushallinnon järjestelmän perusajatuksena on kustannusten säästö, ei yrityksissä tarvitse joko lähettää saapuvia ostolaskuja jonnekin ulkopuoliselle taholle skannattavaksi järjestelmään tai vaihtoehtoisesti itse kerätä edelleen paperisia tositteita kirjanpitoa varten arkistoitavaksi.

Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä yritykseen tulevat laskut ovat joko suoraan digitaalisia (e-laskut) tai sitten ne kätevästi käsitellään yrityksessä Kivalta-sovelluksen avulla niin, että tiedot siirtyvät digitaaliseen muotoon. Toisin sanoen tämän jälkeen jokainen asiakirja on nähtävissä yrityksen omalta tietokoneelta alkuperäisen vertaisena. Paperilaskun säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Sähköinen kirjanpito, tai sähköiseen kirjanpitoon siirtyminen ei voisi olla enää helpompaa.  Taloushallinnon ajantasaisuus on vain yrityksestä itsestään kiinni.

Kivaltan kassanhallintaohjelmisto on hyvin pitkälle automatisoitu ja siten nopeuttaa yrityksen maksuliikenteenhoitajan työtä. Kassanhallintaohjelma toimii kaikkien pankkien kanssa.

Ohjelma pystyy tunnistamaan suuren osan sinne siirretyistä laskuista. Samalla se pystyy ehdottamaan automaattisesti mm. vastaanottajan pankkitiliä, maksuehtoa, maksettavaa summaa sekä viitenumeroa. Rahaliikenteen hoitajan tehtäväksi jääkin usein pelkkä hyväksyntä! E-laskut tunnistetaan 100%:sti ja jäljelle jää vain hyväksyntä.

Mikäli tarvetta kassanhoitaja voi lähettää maksettavat laskut ennen maksuun siirtoa sähköisesti hyväksymiskierrokselle. Samoin laskut voidaan jättää odottamaan lopullista päätöstä maksatuksesta.

Sähköinen hyväksyntä on erittäin helppo käyttää. Kassanhoitaja voi lähettää laskun hyväksyntään. Hyväksyjinä voi olla yksi tai useampi henkilö. Kun lasku on hyväksytty se siirtyy automaattisesti maksatukseen. Järjestelmä muistuttaa sähköpostilla hyväksyjiä käsittelemättömistä laskuista. Kassanhoitaja voi myös kätevästi muistuttaa hyväksyjiä käsittemättömistä laskuista. Laskun hyväksyja näkee aina alkuperäisen laskun.

Olemme myös kehittäneet luotto- ja pankkikorttilaskujen käsittelyyn merkittävän avustajan. Kivalta osaa listata kaikki skannaamattomat luottokorttitositteet. Asiakas saa helposti tiedon puuttuvista kuiteista. Kirjaamisvaiheessa Kivalta osaa yhdistää automaattisesti kaikki skannatut tositteet oikeaan laskuun ja yleensä se osaa vielä ehdottaa oikeaa kirjausta. Asiakkaalle tulee merkittävä säästö ajan osalta luottokorttilaskuissa. Luottokorttikuitin voi käyttäjä helposti skannata vaikka nykyajan älypuhelimella.